Lönespecifikation - allt du behöver veta

Vad är en lönespecifikation?

En lönespecifikation eller lönebesked (i vardagsmun “lönespec”) är ett kvitto som en anställd får i samband med löneutbetalningen. Den tydliggör vad som betalas ut tillsammans med underlag för beräkningen. Även om den inte är lagstadgad, anses det vara god sed att förse en specifikation för arbetad löneperiod. Det kan däremot krävas av arbetsgivaren att förse lönebesked genom kollektivavtal.  

Lönespecifikationen redogör för:

• Bruttolönen
• Avdrag
• Nettolön

Varför behövs lönespecifikationer?

En lönespecifikation är viktig för att vara transparent mot den anställde och visa på underlag för vad som kommer att betalas ut. Den tydliggör ersättning för arbetad tid och redogör avdrag för preliminärskatt som betalas in på dennes räkning.

Utöver att den anställde får en tydlig bild kring vilken utbetalning som faktiskt kommer ske, finns det även möjlighet att hitta eventuella fel som bör korrigeras. Det kan vara allt från arbetad tid, till semesteravdrag, skatter och utlägg.

En lönespecifikation kan även fungera som ett intyg på en anställning eller redovisad inkomst i samband med ansökan om bidrag eller lån. För en anställd är lönespecifikationen därav en viktig handling för privatekonomin.

Hur och när ska “lönespecen” förmedlas?

En lönespecifikation sammanställs vanligtvis genom det system där lönen redovisas; ett lönehanteringssystem. När perioden är klarmarkerad sammanställs specifikationerna efter de uppgifter som ingått. Det kan vara den anställdes egna tidrapportering som ligger till grund. Har man istället en fast grundlön är det vanligt att den baseras på det beloppet, för att sedan ta hänsyn till inrapporterade avvikelser.

I och med att redovisningen sammanställs innan utbetalning, går vanligtvis lönebeskedet ut ett par dagar innan själva utbetalningen.

Förmedlas som e-lönespecifikation eller på posten

När löneperioden är sammanställd och klarmarkerad, förmedlas specifikationen via post eller på elektronisk väg som mail, digital brevlåda eller i inloggat läge för tjänsten som används. När den förmedlas digitalt kallas den också för en e-lönespecifikation eller e-lönebesked. En fördel med elektroniska besked är att medarbetarna kan se sina lönespecifikationer snabbare mot post och att enkelt ta del av tidigare på en och samma plats. Och såklart en mindre belastning på miljön.

Vad brukar normalt ingå?

Då specifikationen har till uppgift att klargöra vad som kommer betalas ut, kan den innefatta en rad olika poster utöver själva grundlönen, skatteavdrag och nettolön. Här ser du exempel på uppgifter som kan ingå i en lönespecifikation.

Person- och företagsuppgifter

Namn och personnummer respektive företagsnamn och organisationsnummer. Anställningsnummer kan också förekomma.

Aktuell löneperiod

För vilka dagar redovisade uppgifter ligger till grund.

Inkomster

• Grundlön: Den fasta månadslönen före tillägg och avdrag.
• Övertidsersättning: Ersättning för övertidsarbete under löneperioden.
• Ob-tillägg: Ersättning för arbete under obekväm arbetstid.
• Semesterlön: Ersättning för inarbetade semesterdagar.
• Provision: Resultatbaserad ersättning.
• Ersättning: T.ex. mobilersättning.
• Bonus: Extra ersättning som kan baseras på mål eller prestation

Förmåner

Skattepliktiga förmåner som förmånsbil, teknik eller andra personalförmåner (som gåvor, matkuponger, parkering och som överträder angivna belopp hos Skatteverket).

Utlägg

För resekostnader, materialinköp eller andra kostnader som den anställde ska återbetalas för. 

Avdrag

• Preliminärskatt: Efter skattetabell och normalt 30% eller mer
• Tjänstepension: Om arbetsgivaren betalar in tjänstepension, kan detta redovisas i lönespecifikationen, beroende på hur detaljerad den är.
• För frånvaro som sjukavdrag, VAB, föräldraledighet, tjänstledighet

Förenkla lönehanteringen med Payroll

För att hantera och ställa ut korrekt lön behövs ett system som är enkelt att använda för både arbetsgivare och medarbetare. Med Söderberg & Partners Payroll får du ett lönehanteringssystem som förenklar administrationen. Payroll hanterar såväl tidrapportering som avvikelser för de anställda. Dina medarbetare kommer dessutom åt alla sina specifikationer när de loggar in.