Vad är förtroendetid och hur rapporteras det korrekt?

Vi går igenom vad förtroendetid är, hur det fungerar och hur du som arbetsgivare kan hantera och rapportera detta för att undvika eventuella problem.

Vad är förtroendetid?

Förtroendetid är en oreglerad arbetstidsform som innebär att en anställd har frihet att självständigt planera och utföra sitt arbete utan att behöva följa fasta arbetstider. Detta innebär att arbetsgivaren inte kontrollerar när den anställde börjar eller slutar sin arbetsdag, så länge arbetet blir utfört och resultat levereras enligt överenskommelse.

Förtroendetid används främst för yrken där arbetsuppgifterna inte är beroende av fasta tider och där det är mer relevant att mäta prestation än timmar. Exempel på sådana yrken är konsulter, projektledare och vissa chefstjänster. Viktigt att komma ihåg är att även om arbetstiden inte registreras på traditionellt sätt, gäller fortfarande arbetsrättsliga regler om exempelvis övertid och vila.

Hur fungerar förtroendetid i praktiken?

För att förtroendetid ska fungera på ett smidigt sätt krävs en tydlig överenskommelse mellan arbetsgivare och arbetstagare. De viktigaste punkterna att tänka på inkluderar:

• Ansvar: Den anställde förväntas ta ansvar för att utföra sina arbetsuppgifter i tid.
• Flexibilitet: Arbetstiden är inte reglerad, vilket ger den anställde möjlighet att anpassa sitt schema efter behov.
• Resultat: Det viktiga är inte när eller var arbetet utförs, utan att resultatet levereras enligt överenskomna mål och tidsramar.

Själva idén med förtroendetid bygger alltså på ett stort mått av tillit mellan arbetsgivaren och den anställde. Arbetsgivaren förväntar sig att den anställde tar fullt ansvar för sina arbetsuppgifter och levererar enligt överenskomna deadlines, utan krav på att registrera arbetstimmar dagligen. Den anställde får i sin tur möjlighet att anpassa sin arbetstid efter sina egna behov, vilket kan underlätta för att skapa en bra balans mellan arbete och privatliv.

Förtroendetid kräver balans mellan frihet och ansvar

Det är dock viktigt att förstå att förtroendetid inte innebär total frihet. Trots att arbetstiden är flexibel och självstyrd måste arbetstagaren fortfarande följa företagets övergripande riktlinjer, deadlines och mål. Arbetsprestationer mäts ofta utifrån resultat och uppnådda mål snarare än antal timmar som arbetats. Därmed kan det vara nödvändigt att sätta upp tydliga mål och riktlinjer för varje projekt eller uppgift som tilldelas en medarbetare som arbetar under förtroendetid.

En annan viktig aspekt är att arbetsgivaren fortfarande har ansvar för arbetsmiljön, vilket innebär att de måste se till att den anställde inte arbetar för mycket eller blir överbelastad. Detta kan göras genom att ha regelbundna avstämningar och uppföljningar, även om det inte innebär detaljerad tidrapportering. Förtroendetid kan, om det sköts korrekt, leda till en ökad trivsel och produktivitet, men det kräver en hög grad av kommunikation och förståelse mellan båda parter för att säkerställa att allt fungerar som det ska.

Rapportering av förtroendetid

Även om den anställde har friheten att bestämma sina egna arbetstider, innebär detta inte att arbetsgivaren kan undvika rapportering. Enligt arbetsmiljölagen har arbetsgivaren fortfarande ett ansvar för att säkerställa att arbetstagaren inte arbetar för mycket och att regler om övertid och vila följs.

Hur rapporteras förtroendetid korrekt?

Rapportering av förtroendetid kan vara en utmaning, men det finns lösningar som underlättar denna process. Några exempel är:

• Digitala system: Många företag använder sig av digitala tidrapporteringssystem där anställda kan registrera sin arbetstid och arbetsuppgifter. Dessa system hjälper arbetsgivaren att hålla koll på övertid och säkerställa att lagstadgade regler följs.
• Tydliga avtal: Det är viktigt att ha ett tydligt avtal som beskriver förtroendetiden och hur den ska hanteras. I avtalet bör det framgå vilka arbetsuppgifter som omfattas av förtroendetid och hur arbetsgivaren kommer att följa upp arbetet.
• Regelbunden uppföljning: Trots att arbetstiden är flexibel, bör arbetsgivaren ha regelbundna uppföljningar med den anställde för att säkerställa att arbetsbelastningen är rimlig och att arbetsmiljöregler följs.

Enklare hantering och rapportering av förtroendetid

Med rätt verktyg blir processen att hantera och rapportera förtroendetid både smidigare och mer effektiv. Söderberg & Partners Payroll erbjuder anpassade lösningar och tjänster inom lönehantering och har en komplett lösning med både en webbaserad portal och en användarvänlig app, där dina medarbetare enkelt kan rapportera sin arbetstid och du som arbetsgivare får full kontroll över uppföljningen.