EU-direktivet om lönetransparens – måste det bli ett administrativt monster?

15 okt. 2024

EU:s lönetransparensdirektiv ställer hårdare krav på HR

HR-avdelningarna står nu inför flera komplexa utmaningar, där kommande EU-direktivet rörande lönetransparens (Pay Transparency), ställer helt nya krav på deras arbete. Många ställer sig nu frågan: Hur kan vi möta de kommande lagkraven och var ska vi börja?

Det finns en osäkerhet kring vilken information som behöver delas, särskilt när det gäller löner.

”Jag pratar med kunder som upplever att de inte har koll på företagets lönespann. De anser även att bolagets löner är för spretiga för att de ska kunna dela löneinformation öppet”, säger Catrine Augustsson, Compliance-expert på Heartpace, som är en del av Söderberg & Partners-gruppen.

Ytterligare en utmaning för många HR-avdelningar, är att cheferna sätter löner utan att samråda med dem först.

Vad innebär det nya direktivet om lönetransparens?

Direktivet om lönetransparens (Pay Transparency) syftar till att stärka principen om lika lön för kvinnor och män, för lika eller likvärdigt arbete. Länder inom EU ska implementera direktivet i sin nationella lagstiftning innan juni 2026 och regelverket innebär att arbetsgivare måste tillämpa en strategisk och transparent lönebildning. För svenska arbetsgivare innebär detta inte bara att de ska upprätthålla existerande lagar kring lönekartläggning – utan även leva upp till nya krav på insyn och rapportering.

För att möta de nya kraven måste arbetsgivaren analysera löner och förklara eventuella skillnader som överstiger 5 procent mellan kvinnor och män. Både historiskt och i framtiden. Större företag (med över 100 anställda) kommer också behöva rapportera omfattande lönedata till Diskrimineringsombudsmannen (DO), som i sin tur publicerar statistiken publikt.

Hur hänger EU-direktiven om lönetransparens och CSRD ihop?

Utöver EU:s lönetransparensdirektiv (Pay Transparency) behöver även HR-avdelningen förbereda sig inför det nya direktivet om hållbarhetsrapportering (CSRD).

Så hur hänger dessa två direktiv ihop?

Det nya direktivet CSRD innebär att företag ska rapportera omfattande ESG-data (Environmental, Social och Governance) med höga kvalitetskrav, likt finansiell rapportering.

Syftet är att minska risken för greenwashing och säkerställa att ESG-frågor integreras i företagets affärsmodell och strategier. Företagen ska bland annat rapportera om arbetsvillkor, mångfald, lönenivåer och arbetsmiljö, vilket ställer nya krav på HR-avdelningarna.

Lönetransparens eller Pay Transparency blir därmed en del av den bredare hållbarhetsrapportering som CSRD föreskriver. Genom CSRD kan företag behöva rapportera om hur de hanterar rättvisa löner och jämställdhet. Lönerelaterad data, såsom könsrelaterade löneklyftor, är en viktig faktor inom företagens sociala ansvar. Det är därmed även en del av de sociala aspekterna som företag måste redovisa i hållbarhetsrapporteringen.

Vad innebär EU:s direktiv om lönetransparens för arbetsgivaren?

Det kommande direktivet om lönetransparens innebär ett flertal rättigheter och skyldigheter för arbetsgivaren:

Lönesättningen måste vara transparent.
Arbetsgivare måste vara öppna om sin lönepolicys och praxis gällande lönebildning. Enligt EU-direktivet om lönetransparens ska arbetsgivare klargöra vilka kriterier som används för att sätta löner och genomföra arbetsvärderingar samt vilka lönespann som gäller för grupper och roller. Arbetsgivaren ska även vara tydlig och öppen med lönespann redan under rekryteringsprocessen. Direktivet föreslår även att företag inte får fråga arbetssökande om deras tidigare lönehistorik.
Skyldighet att genomföra en årlig lönekartläggning.
Företag med fler än 10 anställda är skyldiga att genomföra årliga lönekartläggningar för att identifiera och åtgärda löneskillnader mellan könen. Sveriges regering har redan ett starkt regelverk för lönekartläggning som infördes 1994, men med det nya direktivet stärks kravet ytterligare. Särskilt för små och medelstora företag som tidigare har haft lägre krav.
Rapporteringskrav.
Den nuvarande lagstiftningen med årlig lönekartläggning kommer fortsatt att gälla. Därutöver ska bolag med fler än 100 anställda genomföra en lönerappport med årliga löneuppgifter, inklusive bonusar och förmåner. Denna rapport ska rapporteras vart tredje år till DO för bolag mellan 100-249 anställda. För bolag över 250 anställda ska denna detta rapporteras årligen till Diskrimineringsombudsmannen (DO).
Redovisning av historisk data.
Arbetsgivare kan komma att behöva redovisa historisk data i upp till fyra år tillbaka i tiden. Speciellt om de behöver visa upp åtgärder som har gjorts för att minska eventuella löneskillnader. Sveriges betänkande föreslår att detta blir ett viktigt redskap för att säkra kontinuitet i arbetet med lika lön.
Rätt till insyn för medarbetare och arbetssökande.
Arbetsgivare måste på begäran dela med sig av lönespann uppdelat på män och kvinnor för lika och likvärdigt arbete för anställda. De ska även informera om lönespann för arbetssökande.

Vad innebär direktivet om lönetransparens för medarbetaren?

Direktivet om lönetransparens innebär även nya rättigheter och skyldigheter för medarbetare och arbetssökanden:

Rätt till löneinformation.
Medarbetare har rätt att få skriftlig information om sin egen lön och den genomsnittliga lönen för personer av motsatt kön som utför lika eller likvärdigt arbete. Sveriges diskrimineringslag har redan starkt skydd för lika lön för lika arbete, och det nya betänkandet förtydligar att arbetsgivare ska vara mer aktiva i att delge denna information.
Årlig uppdatering om rättigheter.
Arbetsgivare är skyldiga att årligen informera medarbetarna om deras rättigheter, inklusive insyn i lönekartläggningar och möjligheten att begära ut löneinformation.
Insyn för fackliga organisationer.
Fackliga organisationer har rätt till insyn i lönekartläggningen och kan delta i arbetsvärderingar samt granskning av löneskillnader. Den svenska arbetsmarknadsmodellen, med starkt samarbete mellan arbetsgivare och fack, främjas alltså ytterligare av direktivet.
Rätt till löneinformation för arbetssökande.
Under rekryteringsprocessen har arbetssökande rätt att få information om ingångslön eller ett lönespann för tjänsten, utan att behöva uppge sin tidigare lön. Detta är ett nytt krav som tillkommer med EU-direktivet och som betänkandet stödjer fullt ut i Sverige.

Heartpace – gör det enkelt för HR att möta nya lagkrav

Heartpace har utvecklat flera funktioner som hjälper företag att navigera dessa nya utmaningar. Genom verktyg som Heartpace Equal Pay kan företag enkelt genomföra lönekartläggningar och säkerställa att de uppfyller de kommande kraven från EU. Plattformen stödjer både nuvarande och kommande lagkrav inom Norden och EU, vilket inkluderar insyn i löner, arbetsvärderingar och löneanalyser.

”Förutom lönekartläggningar hjälper Heartpace företag att analysera sin lönedata, identifiera ojämlikheter och ta fram handlingsplaner. Verktyget erbjuder en visuell analys där HR-avdelningar kan bryta ner och analysera lönestruktur per grupp, roll, region och mycket mer. Detta gör att arbetsgivare kan få en tydlig bild av hur lönespannet ser ut inom organisationen och enkelt kan rapportera till både medarbetare och myndigheter”, berättar Catrine.

Heartpace stöttar också företag i att möta kraven inom CSRD, där rapporteringsverktyg för ESG-frågor finns tillgängliga. Plattformen samlar all nödvändig data och skapar rapporter med ett enkelt klick, vilket gör det lätt för företag att leva upp till de nya kraven på hållbarhetsrapportering.